Der Ablauf eines Open Space Meetings
Open Space beginnt und endet immer in einem Kreis. Es gibt keine vorgegebene Tagesordnung, nur ein Rahmenthema und eventuell Vorgaben und Rahmenbedingungen des Auftraggebers, sogenannte Givens. Nach einer rituellen "Öffnung des Raumes", wie die OpenSpaceniks das nennen, also der Einführung in das Thema der Veranstaltung und die Arbeitsweise, sind alle Teilnehmer eingeladen, Anliegen zu nennen, die sie mit anderen in einem Workshop diskutieren wollen. Als Thema kommt (innerhalb des Rahmenthemas) alles in Frage, was unter den Nägeln brennt, den Teilnehmern am Herzen liegt, wofür sie die Bereitschaft haben, Verantwortung zu übernehmen. In den ersten eineinhalb Stunden entsteht so die Agenda des Workshops.
Die Vorschläge werden an der Anliegenwand ausgehängt und Zeiten und Arbeitsräumen zugeordnet. Danach beginnen die Gruppen selbstorganisiert zu arbeiten. Sie teilen sich ihre Arbeitszeit und Pausen im vorgegebenen Zeitraster der Gesamtveranstaltung selbst ein. Manche Gruppen arbeiten zu fünft, andere zu siebenunddreißigst, andere zu zweit. Die Themen und Zusammensetzung der Gruppen wechseln in der Regel bei jeder Arbeitseinheit. Jeweils morgens und abends treffen sich alle Teilnehmer wieder im Kreis für Morgen- bzw. Abendnachrichten.
Jede Gruppe fasst ihre Ergebnisse und Vereinbarungen in schriftlichen Arbeitsberichten selbst zusammen, die kopiert und vergrößert laufend an der sogenannten Nachrichtenwand ausgehängt werden. Immer wenn bei einer Veranstaltung über einen Erfahrungsaustausch hinaus konkrete Handlungen ausgearbeitet werden sollen, wird das sogenannte "Buch" erstellt: die kopierte Sammlung aller Workshopberichte für alle Teilnehmer. Diese Dokumentation wird noch vor Ort von allen gelesen und ist die Grundlage für Priorisierung und Zusammenführung verwandter Themen und die Basis für die Maßnahmenplanung (Action planning): Neu gebildete Gruppen treffen sich zur Entwicklung von konkreten Umsetzungsschritten für die wichtigsten Vorschläge.
Zuletzt gibt es eine Abschlussrunde zur Reflexion oder des Feedbacks an Veranstalter und Teilnehmer. Traditioneller Weise erfolgt dies mit einem Sprechstab (Talking Stick), den jener hält, der gerade am Wort ist.