Schon vor der Konferenz an nachher denken: Auftragsklärung
Der Transfer ist ein wichtiger Teil der Auftragsklärung:
Im Kontrakt zwischen AuftraggeberIn und BegleiterIn geht es zunächst darum, energetisierende Ziele zu finden, den Fokus und Charakter der Veranstaltung zu klären und die wichtigsten Rahmenbedingungen (Dauer, Ort, Teilnehmer, Ressourcen) herauszuarbeiten. Es geht darum, eine Arbeitsbasis herzustellen.
Die klassischen systemischen Beraterfragen "Für welches Problem soll die Veranstaltung eine Lösung sein?" und "Angenommen, die Veranstaltung ist ein Erfolg, was ist nachher anders?" sind dabei sehr hilfreich. Die zweite Frage fokussiert mehr auf das Lösungssystem. Da liegt es dann schon nahe in die Tiefe zu gehen und zu klären, welche Beiträge, Strukturen und Prozesse es braucht, um die auf der Veranstaltung erarbeiteten Ergebnisse, Lösungen und Ersten Schritte nachhaltig zu implementieren. Gerade an dieser Stelle ist die Nutzenargumentation besonders leicht - der Vorteil liegt auf der Hand.
Während der Konferenz: die Schienen legen
Am Beginn der Veranstaltung:
Auf den ersten Blick scheint es für Auftraggeber, wie Teilnehmer weit voraus gedacht, am Beginn der Veranstaltung schon darüber nachzudenken, wie es nachher weitergehen wird. Wo doch alle noch mit der prickelnden Neugierde der Anfangssituation beschäftigt sind. Es braucht aber nicht viel: Eine kleine Andeutung, dass man die Ergebnisse der Veranstaltung wichtig nimmt und sich auch schon Gedanken über den Weg zur Umsetzung gemacht hat, ist völlig ausreichend. Quasi eine Sickerintervention.
Während der Veranstaltung:
Am dritten Tag einer klassischen Konferenz geht es um Maßnahmenplanung und erste Schritte, da wird es schon konkreter. Hier beginnt eine zweite Ankündigung, dass es schon Vorstellungen über die Weiterarbeit gibt, bereits auf die Teilnehmer motivierend zu wirken. Und: Signalisieren, dass eine Umsetzung wirklich gewollt ist.
Am Ende der Veranstaltung:
In den letzten Minuten einer Veranstaltung kann viel gewonnen oder verloren werden. Das falsche Wort zur Unzeit ausgesprochen, zerstört locker eine mehrtägige Arbeit vieler Menschen. Die Chance: Wertschätzung, Zuversicht, Glaubwürdigkeit und innere Klarheit zu vermitteln und zu zeigen, dass man realistische Pläne hat.. Manchmal ist es hilfreich, die Auftraggeber bei dieser Aufgabe mit ein paar Stichworten zu unterstützen. "Danke schön" sagen gehört natürlich auch dazu.
Reflexionsräume nach der Konferenz
Die Vorbereitung und Durchführung einer großen Veranstaltung kann viel action und Hektik mit sich bringen. Die Sicherung der nötigen Reflexionsräume geht dabei leicht unter. Eine große Veranstaltung ist ein hoch verdichteter Raum, der für Auftraggeber im Vorfeld und während des Verlaufes selbst viel zeitliche Ressourcen bindet. Da ist die Versuchung groß, sich gleich nach Ende des Events den liegen gebliebenen Arbeitsstapeln zuzuwenden. Es ist auch energetisch nicht leicht, den Faden nach dem Abflauen der Anspannung rasch wieder aufzugreifen. Trotzdem: wer Samen, sät muss auch gießen. Es geht darum die Veranstaltung an die Organisation anzukoppeln, also von der "Großgruppentrance" in die "normale Arbeitstrance" zu wechseln.
Die Vereinbarung von Reflexionsräumen nach der Konferenz bereits vor der Konferenz spart Terminnöte und hilft dem zarten Pflänzchen beim Wachsen.
"The Walkthru" -Nichtanwesende informieren und einbinden
Konferenzen allein schaffen oft nicht die kritische Masse. Man muss diejenigen, die nicht dabei sein konnten, lebendig in den Veränderungsprozess einbinden. Der Walkthru-Prozess schafft diese Verbindung. Diesen Maßnahmen wurde ursprünglich wesentlich weniger Bedeutung gegeben als der Konferenz selbst, inzwischen scheint es aber, als läge hier - gerade in größeren Organisationen - der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung. Es stehen drei Zugänge zur Verfügung:- Nutzung traditioneller Kommunikationsformen
- "Walkthru Workshops"
- Multiplikationskonferenzen
Der richtige Mix dieser Maßnahmen bereitet den Boden für flächige Veränderungen.
Review
Reviewaktivitäten haben Meilensteincharakter und entfalten zwei Wirkungen. Ein gewisser Termindruck erhöht den Verbindlichkeitsgrad von Vereinbarungen bei der Umsetzung bei den unmittelbar mit der Umsetzung engagierten Beteiligten. Bei den mehr "beobachtenden" Beteiligten baut sich ein Spannungs- und Erwartungsbogen auf.
Je nach dem Grad der Öffentlichkeit des Reviews wird zusätzlich Energie mobilisiert. Reviews des Leitungsteams, der Vorbereitungsgruppe und des Projektmanagements sind nützlich, aber weniger kraftvoll als "Soundingboards" und Reviewveranstaltungen ("Konferenzen").